Freistellungsbescheinigung: Was ist das und wie erhält man sie als Selbstständiger aus Polen, Tschechien, der Slowakei und Ungarn?

Was ist die Freistellungsbescheinigung?

Die korrekte Schreibweise lautet Freistellungsbescheinigung. Auf Deutsch sagt man die Freistellungsbescheinigung. Es handelt sich um eine deutsche Bescheinigung über die Befreiung vom Steuerabzug in bestimmten Fällen, meist bei Bauleistungen, die in Deutschland erbracht werden. In der Praxis ist dieses Dokument vor allem dann wichtig, wenn der deutsche Auftraggeber verpflichtet sein könnte, einen Teil der Vergütung einzubehalten und an das Finanzamt abzuführen.

Einfach gesagt: Hat der Auftragnehmer eine gültige Freistellungsbescheinigung, kann der deutsche Vertragspartner die Zahlung ohne diesen Abzug abrechnen, sofern die übrigen nach deutschem Recht vorgesehenen Voraussetzungen erfüllt sind. Dieses Dokument ist keine allgemeine Arbeitserlaubnis für Deutschland und kein Ersatz für eine Gewerbeanmeldung. Es dient nur einem bestimmten steuerlichen Zweck.

Wer benötigt diese Bescheinigung normalerweise?

Die Freistellungsbescheinigung betrifft vor allem Unternehmen und Personen, die Bauleistungen oder Leistungen ähnlicher Art für Auftraggeber in Deutschland erbringen. Das kann sowohl Firmen als auch Selbstständige betreffen, die auf eigene Rechnung arbeiten und grenzüberschreitende Dienstleistungen erbringen.

Wenn Sie selbstständig in Polen, Tschechien, der Slowakei oder Ungarn sind und Arbeiten für einen deutschen Auftraggeber ausführen, sollten Sie prüfen, ob dieses Dokument in Ihrem Fall verlangt wird. In vielen Baubranchen gehört es zu den üblichen Formalitäten.

Wichtiger Hinweis zum Verfahren

Der Antrag auf eine Freistellungsbescheinigung wird beim zuständigen deutschen Finanzamt gestellt. Welches Finanzamt zuständig ist, hängt vom Ort der Tätigkeit, vom Sitz, von der Korrespondenzadresse oder von der administrativen Zuordnung nach deutschen Regeln ab. Es gibt nicht immer ein einziges allgemeines Finanzamt für das gesamte Herkunftsland. In der Praxis sollte die Zuständigkeit vor der Einreichung der Unterlagen direkt bestätigt werden, da die Zuordnung von den aktuellen Verwaltungsregeln und der Art der Tätigkeit abhängen kann.

Wie erhält man die Freistellungsbescheinigung normalerweise?

Die Einzelheiten können variieren, doch das Verfahren umfasst meist mehrere Schritte:

1. prüfen, ob die Leistungen tatsächlich unter die deutschen Vorschriften zum Steuerabzug fallen,
2. die Daten des Unternehmens oder der selbstständigen Person zusammenstellen,
3. den Antrag beim zuständigen deutschen Finanzamt vorbereiten,
4. die erforderlichen Unterlagen zur Bestätigung der Tätigkeit und der Identifikationsdaten beifügen,
5. auf die Entscheidung oder die Bescheinigung warten.

In der Praxis kann das Finanzamt zusätzliche Erläuterungen anfordern, insbesondere wenn Unterlagen unvollständig sind oder die Art der Leistungen nicht klar ist. Deshalb sollten die Unterlagen vollständig, einheitlich und übersichtlich vorbereitet werden.

Welche Unterlagen werden normalerweise benötigt?

Die Liste der erforderlichen Dokumente kann von der Situation abhängen, aber meist werden vorbereitet:

• Registerdaten des Unternehmens,
• Daten des Inhabers oder der vertretungsberechtigten Person,
• Anschrift des Unternehmens und Korrespondenzadresse,
• Beschreibung der erbrachten Leistungen,
• Steuer-Identifikationsnummer, falls vorhanden,
• manchmal auch Unterlagen zur Bestätigung der Registrierung im Herkunftsland.

Wenn Sie als Selbstständiger tätig sind, ist es besonders wichtig, dass die Angaben im Antrag mit den Registrierungsunterlagen und den Informationen an deutsche Auftraggeber übereinstimmen.

Polen: Wie geht man vor?

Ein Selbstständiger aus Polen, der eine Freistellungsbescheinigung erhalten möchte, sollte zunächst prüfen, ob der deutsche Auftraggeber dieses Dokument tatsächlich verlangt. Anschließend muss der Antrag entsprechend den Anforderungen des zuständigen deutschen Finanzamts vorbereitet werden. In der Praxis sind aktuelle Registrierungsunterlagen aus Polen und eine klare Beschreibung der in Deutschland ausgeführten Leistungen hilfreich.

Für Polen gilt keine allgemeine Regel, dass die Angelegenheit ausschließlich über ein bestimmtes polnisches Amt erledigt wird. Entscheidend ist das Finanzamt in Deutschland, an das der Antrag gerichtet wird. Wenn Sie nicht sicher sind, welches Finanzamt zuständig ist, sollten Sie dies vor der Einreichung am besten beim deutschen Auftraggeber oder direkt beim deutschen Finanzamt bestätigen.

Tschechien: Worauf ist zu achten?

Eine selbstständige Person aus Tschechien geht ähnlich vor: Sie legt den Leistungsumfang fest, prüft die Vorgabe des deutschen Auftraggebers und reicht den Antrag beim zuständigen deutschen Finanzamt ein. Die Vorbereitung vollständiger Unterlagen ist besonders wichtig, wenn die Tätigkeit von Tschechien aus geführt wird, die Leistungen aber auf dem deutschen Markt erbracht werden.

In der Praxis sollte auf die Übereinstimmung der Daten zu Unternehmen, Adresse und Leistungsumfang geachtet werden. Wenn das Finanzamt die Unterlagen für unzureichend hält, kann es zur Ergänzung des Antrags auffordern.

Slowakei: Wie sieht das Verfahren aus?

Für Selbstständige aus der Slowakei gilt derselbe Grundsatz: Die Freistellungsbescheinigung wird in Deutschland und nicht im Land der Geschäftstätigkeit beantragt. Der Antrag ist beim zuständigen deutschen Finanzamt einzureichen, das für den betreffenden Steuerpflichtigen oder Verwaltungsbereich zuständig ist.

Wenn Sie regelmäßig Bauleistungen in Deutschland erbringen, sollten Sie im Voraus klären, ob Auftraggeber diese Bescheinigung bei jeder Zahlung oder nur bei bestimmten Verträgen verlangen. So vermeiden Sie Verzögerungen bei der Abrechnung.

Ungarn: Was sollte vorbereitet werden?

Auch ein Selbstständiger aus Ungarn kann diese Bescheinigung bei in Deutschland erbrachten Leistungen benötigen. Entscheidend ist, den Antrag nach den Vorgaben des deutschen Finanzamts vorzubereiten und die Unterlagen zum Nachweis der Tätigkeit zusammenzustellen. Es lohnt sich außerdem, vorher zu prüfen, ob die Art der Leistungen tatsächlich unter die deutschen Vorschriften zum Steuerabzug fällt.

Wenn Sie für mehrere deutsche Auftraggeber arbeiten, ist es sinnvoll, die Unterlagen so zu ordnen, dass sich leicht nachweisen lässt, welche Leistungen Sie für wen erbringen.

Bei welchem Finanzamt in Deutschland meldet man sich?

Es gibt keine einfache Regel, dass sich jede Person aus einem bestimmten Land beim selben Finanzamt meldet. Die Zuständigkeit des deutschen Finanzamts kann von der administrativen Zuordnung und vom Einzelfall abhängen. Deshalb ist es sicherer, das zuständige Finanzamt vor der Antragstellung zu ermitteln.

In der Praxis sollten Sie sich auf Informationen des deutschen Auftraggebers, des Steuerberaters oder direkt des Finanzamts stützen, wenn Sie Kontakt aufnehmen können. Da sich Zuständigkeiten ändern können, sollten Sie sich nicht ausschließlich auf veraltete Listen im Internet verlassen.

Welche Angaben sollte man vor der Antragstellung bereithalten?

• den vollständigen Namen des Unternehmens,
• die Sitzadresse und die Korrespondenzadresse,
• die Daten der selbstständigen Person oder des Inhabers,
• eine kurze Beschreibung der in Deutschland ausgeführten Arbeiten,
• die Daten des deutschen Auftraggebers, falls erforderlich,
• Informationen zur Registrierung des Unternehmens im Herkunftsland.

Häufige Fehler

Zu den typischen Problemen zählen: falsche Schreibweise des Dokuments, unvollständige Angaben, unklare Leistungsbeschreibung und das Senden des Antrags an das falsche Finanzamt. Ein häufiger Fehler ist auch die Annahme, dass ein einmal ausgestelltes Dokument unbegrenzt gültig bleibt. In der Praxis sollte immer die Aktualität und der Anwendungsbereich geprüft werden.

Fazit

Freistellungsbescheinigung ist eine wichtige deutsche Steuerbescheinigung, die bei Bauleistungen und ähnlichen Arbeiten in Deutschland verlangt werden kann. Wenn Sie in Polen, Tschechien, der Slowakei oder Ungarn selbstständig sind, ist es am wichtigsten zu klären, ob Ihr Auftraggeber dieses Dokument verlangt und welches deutsche Finanzamt für den Antrag zuständig ist. Da die Zuständigkeit vom Einzelfall abhängen kann, sollte sie vor dem Versand der Unterlagen bestätigt werden.

Wenn Sie möchten, kann ich auch eine separate, praktische Version des Artikels mit einer Dokumenten-Checkliste und einem Muster für die Tätigkeitsbeschreibung im Antrag erstellen.